Cada provedor tem um filtro de entrada que avalia os emails recebidos e atribui pontos negativos de acordo com critérios pré estabelecidos. Os filtros são treinados para identificar conteúdos comuns em spam, principalmente quando as mensagens são enviadas para muitos usuários (não importa se o disparo foi feito em uma única mensagem ou em envios separados.)
Da mesma forma que é possível identificar uma mensagem recebida como spam, os seus destinatários também podem marcar as suas mensagens como spam caso achem que ela foi mandada de forma indevida e até denunciar.
Estes critérios não são totalmente divulgados mas algumas ações podem ser tomadas para evitar que seu email caia na caixa de SPAM:
- Se for Newletter mensal ou propaganda ofereça um método de remoção: este método de remoção é importantíssimo, pois se não houver, o destinatário pode denunciar a mensagem a entidades como a SpamCop.
- Tenha mais texto do que HTML e imagens. Se a newsletter é em HTML, inclua uma parte com texto também.
- Insira as Alt Tags, que permitirão que seu email seja compreendido antes do carregamento das imagens. Uma imagem hospedada em uma pasta chamada marketing, promo ou emailmkt vai pontuar e muito o seu template.
- Mapeie, insira hiperlinks aparente e nos endereços das imagens, não use as palavras marcadas, tipo clique aqui com o link nela.
- Use um layout o mais simples possível. Faça um HTML limpo e de alta qualidade. Evite montar no Word e copiar para o email pois vem cheio de formatações desnecessárias. E-mails que estejam faltando seções, inválidos, faltando cabeçalho ou título são freqüentemente reconhecidos como SPAM. Evite CSSs, DIVs, Styles e Javascripts, pois podem ser bloqueados por alguns webmails. Evite as tags: Body contendo caminhos de arquivos de som como Bgsound, conteúdo em Flash ou qualquer outro código diferente do HTML inserido, normalmente, dentro da tag object
e códigos com Metatags indicando a ferramenta utilizada.
- Você pode utilizar de uma fonte mais trabalhada, apenas certifique-se que seja utilizada moderadamente e combinada com fontes mais simples e de preferencia sem serifa como a
Arial ou Verdana, que são excelentes para os monitores. Utilizar fonte de tamanho 22 ou 24 para o título, e, 12, 14 ou 16 para o corpo do e-mail. Quanto a quantidade de texto, uma pesquisa recentemente descobriu que 20 linhas de texto resultam em maiores taxas de ação.
Evite:
- Envio de emails não solicitados. Só envie emails a quem voluntariamente se registrou na sua lista mediante uma confirmação opt-in (retirar)
- Formas genéricas de tratamento (como “Prezado Cliente”)
- Inserção de componentes ativos (Javascript, ActiveX, plug-ins) na sua mensagem. Se você precisar de conteúdo mais elaborado, faça o link para uma página no seu site.
- Muitas imagens na sua mensagem. Quanto menos imagens melhor. Um estudo descobriu que os e-mails que tem cerca de três imagens ou menos resultam numa taxa de conversão maior do que aqueles com mais imagens.
- Texto dizendo que este email será enviado somente uma vez e que você não precisa se preocupar pois não será importunado novamente. Isto caracteriza spam.
- Texto: “Se este assunto não lhe interessa, apenas delete este e-mail”, “Você foi indicado por um amigo e por isso estamos enviando este email. Caso queira sair de nossa lista de divulgação…”, “De acordo com a lei xxxx, este e-mail não pode ser considerado spam…”. Não existe tal lei.
- Inclusão de referências gratuitas no título do email. Não fale sobre relógios Rolex, atividades sexuais, drogas, ou bancos, a menos que esses títulos estejam relacionados aos seus e-mails. E se eles estiverem, limite seus e-mails a um tópico por vez. Um e-mail que menciona relógios Rolex, Viagra, títulos pornôs e assuntos bancários têm uma grande possibilidade de ser considerado um SPAM.
- Envio como CC ou CCO. Use uma ferramenta específica para envio de newsletters.
- Ao definir uma assinatura para a sua caixa postal, é possível utilizar formatação e até inserir imagens. O uso de imagens na assinatura podem fazer com que suas mensagens sejam interpretadas como e-mail marketing e erroneamente marcadas como spam.
- Por evitar que isso aconteça, evite imagens na assinatura da sua caixa postal. Caso não seja possível, insira somente uma imagem e com tamanho de arquivo pequeno.
- Uso de LETRAS MAIUSCULAS, evite acentos gráficos e repetições ( !!!, ???, ?! ), evite emails escritos com a cor Vermelha, brilhante ou Verde; e palavras como “grátis”, “garantido”, "promoção" e textos e s p a ç a d o s no campo assunto e no texto:
- Dia das mães
- Todos os direitos reservados
- Links para arquivos exe,pif,scr e outros
- Sigilo Absoluto
- Dúvidas Conjugais
- Grampo?
- Tenha seu site na Internet
- Ganhe dinheiro enviando emails
- Trabalhe em casa
- Para retirar seu email da lista
- Divulgue sua/seu
- Fala sobre não perder tempo
- 24 Horas
- Contém ‘de/para sua empresa’
- Contém a palavra ‘hospedagem’
- Contém a palavra ‘hospedagem’ no Subject1
- Subject1: xx kg
- Subject1: Vagas Abertas
- Texto ‘e confira’
- Agência de Aproximação/Modelos
- Especialmente para você
- Fala para não responder o email
- Fala sobre perder peso
- Fala sobre perder peso no Subject1
- Saved from URL
- Pede desculpas pelo incomodo/transtorno
- Consulte-nos!
- Detetive ou Espionagem
- Despachamos para todo o Brasil
- Contém ponto de exclamação no From
- Provavelmente e’ sobre venda de listas de emails
- Fala sobre ‘Telemarketing’
- Fala sobre ‘Trabalhar em Casa’
- Fala sobre ‘e saiba mais’
- Fala sobre ‘Imperdível’
- Palavras como Marketing, Formulário, Form, Script, Inscreva-se.
- Fala sobre ‘Aproveite nossa promoção’
- XXXXX agora/já’
- Curso on-line’ no subject1
- Curso no subject1
- Curso no body2
- Inclui ‘Mala Direta’
- Inclui ‘Mala Direta de email’
- Inclui a palavra ‘Grátis’
- Inclui o texto ‘Frete Grátis’
- Inclui texto para remover email
- Inclui a frase ‘Tempo Limitado’
- Contém o texto ‘Clique aqui’
- Texto sobre ‘Renda Extra’
- Ganhe Dinheiro no Subject1
- Texto sobre ‘Renda Extra’ no Subject1
- From com a palavras-chave3
- Subject1 com a palavra ‘Promoção’
- Contém a palavra ‘você’ no Subject1
- Link para sites no cjb.net
- Link para sites no kit.net
- Chamando url no kit.net (src=)
- Link para sites de hospedagem grátis
- Link para sites no HPG
- Link para produtos no Mercado Livre
- Texto sobre nao receber mais a mensagem
- Dizendo que a msg será enviada apenas uma vez
- Dizendo que a msg não é um spam
- Interrogação no subject1
- Texto ‘A partir de $xx.xx’
- Texto ‘apenas $xx.xx’
- Texto ‘apenas $xx.xx’ no Subject1
- Preço no Subject1
Importante:
- Nunca utilize de listas de e-mails compradas e mantenha um cadastro de e-mails que tenha a autorização explicita do dono do endereço para não correr o risco de ser acusado de spammer. Os emails que estão em uma lista comprada geralmente são os piores possíveis, geralmente essas listas têm muitos emails que não existem ou que foram desativados, então você vai para grupos com o rótulo de baixa reputação, e para os próximos disparos sua reputação estará baixa e com isso a chance da sua mensagem ser considerada SPAM ou ser Recusada pelo Destinatario será maior.
- Utilize sempre que possível o envio com cópia oculta (campo “BCC” no webmail) ao enviar mensagens, isso evita expor os destinatários desnecessariamente. Muitos utilizam mensagens encaminhadas para captar endereços de e-mail válidos para enviar spam.
- Para evitar a disseminação de vírus pela internet através de trocas de mensagens por e-mail, os provedores implementam um filtro Anti-vírus para mensagens enviadas com o objetivo de impedir que mensagens com anexos maliciosos sejam enviadas. Dessa forma impedindo que algum vírus se propague utilizando nossos servidores. Com isso algumas extensão de arquivos são automaticamente bloqueadas, exemplo: .bat, .exe, .com, .bin ... Fique atento aos arquivos que envia e recebe e mantenha o seu computador com anti-vírus sempre atualizado.
Horário de Envios:
A Kissmetrics publicou um estudo sobre o assunto:
- Das 6h às 10h manhã as pessoas já se “conformam” em gastar o tempo lendo emails, por isso a taxa de cliques e abertura é muito boa e o horário é recomendado;
- Das 15h às 17h é comum uma queda no ritmo de trabalho e o email costuma funcionar como distração;
- No final do horário regular de trabalho, das 17h às 19h, costumam funcionar melhor os envios para empresas;
- Já entre 19h e 22h o horário funciona muito bem nos envios para o consumidor final, usuário comum;
Um cronograma legal para se seguir é enviar de um E-mail Marketing por semana ou um a cada quinze dias, contendo as ofertas, as novidades, as promoções e tudo mais que for interessante ao cliente. De acordo com o segmento de cada ramo de negócios. Necessidades diferentes, frequências diferentes. Esse é o ponto.
Limites de envio:
Todos os bons provedores colocam limites no envio de email para evitar spam, pois também são punidos e também por que virou um novo meio de serviço extra para eles. O gmail do Google tem limite de 500 destinatários por vez e 2000 por dia.
O email do site tem o limite de Envio (SMTP) de 100 mensagens por hora por caixa postal, portanto até esse volume de clientes cadastrados você envia de uma vez, acima desse volume terá que enviar de 100 em 100 por hora ou adquirir um dos serviços especialmente desenvolvidos para isso diretamente com o provedor.
Uma forma de resolver essa questão é contratando um serviço de email marketing que além de permitir o envio de grande número também gerenciam a campanha. Existem vários, como por exemplo esses:
http://www.locaweb.com.br/produtos/email-marketing.htmlhttp://www.mensagex.com.br/